组织如何加强协同
随着互联网技术和智能化的推进,企业的商业模式、组织模式、企业间的协同模式,企业与顾客之间的协同模式,以及个人的工作和生活都在发生巨大的变革与冲突,导致不确定性增加。颠覆每一天都在发生,在这一系列的颠覆与被颠覆中,新的可能不断呈现,企业已经不能够仅从行业或者企业自身的视角来理解环境,而需要理解创造本身的特性去引导自己的战略。组织从一个线性、确定的世界,走向一个非线性、不确定的世界,柔性和协同将是商业时代最突出的特质。
自从泰勒的科学管理分工开始,组织为了不断获得更高的管理效率,分工的效能也被不断强化,用分工所获得的相对稳定的责任体系进而又推进了绩效的获得,分工成为主要的组织管理方法。分工使得劳动效率最大化得以实现;分权则让组织获得了最大化的效率;分利充分调动了个体,让个人效率最大化。而发展到现在,组织需要解决的是整体效率,既有组织内部,又有组织间与组织外部的,分工、分权只是解决了组织内部个体和小体的效率,而组织绩效和整体效率并没有完全得到释放,正是分工导致的产业价值链条上的各个环节的效率则需要依靠协同,依靠于信息交换与共享才能得到效率最大化。
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提到组织协同,很多人想到的都是部门,它只是其中的一种情形而已,这里就如何提高组织协同从横向,纵向2个方面进行展开。
横向协同
横向协同主要业务流程进行连接,将事情-组织匹配起来,形成流程、流程运行、流程连接的完整逻辑全景图。
业务流程
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事项环节
事项A
事项B
事项C
事项D
/责任主体
职位
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职位
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时间
起止时间
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操作要求
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作业规范
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目的
目的是流程运行的方向,也是流程运行的结果;事项是流程内部有顺序的各项(类)分
解活动:讨论、开会、做出决策、完成某个动作、执行某个指令等。事项之间存在多方向的联系。责任主体是和事项相对应的承担完成该事项责任的组织单元(职位、团队、部门以及更大的组织板块)。有些事项的内容是讨论和决策,涉及多个责任主体,需要多个责任主体共同完成。出现这种情形,在流程设计时需事先明确讨论议事规则以及决策机制。时间规定是每个事项完成的时间要求,这是保证流程快速运行的重要手段。操作要求是责任主体完成事项时的操作规范、方法以及所需具体技术、工具(如表格、表单)等。
业务流程连接和权力连接并非截然分离。许多流程内部都有权力行使的事项和环节(建议、审核、批准等)。它们既属于权力连接,也属于流程连接。更确切地说,是权力连接嵌入了流程连接。
以前经常遇到现象是:
1、被连接(指挥)者不向成果和完成任务负责,只向其上级负责。
2、上级(尤其是高层)有可能脱离实际,瞎指挥或不指挥。
3、有些事项需要快速决策时,层层上报,层层批准,常常造成拖延和低效。
横向协同主要以下方式:
一、必须减少审核、审批环节,原则上审批环节不超过三个(含发起建议环节)。知情、参与讨论的部门、机构以及委员会可以多一些,但是真正签字决策的层级要少一些。
二、归拢责任主体,减少流程环节。把部门封闭起来,涉及一个部门内部的多个人的审批需求,不管内部如何流动,只需要一个人签字即可,进行合理的授权和分权,在规定时间内输出审核结果。
三、缩短流程时间,提高流程运行速度。减少流程中的事项和环节,压缩每个环节的起止时间。除了训练每个环节的流程主体使之操作更熟练,对一些需要花费较长时间调研、讨论、决策的环节,应将一些工作内容(信息收集、整理,文件准备,沟通讨论等)前置化,相关责任主体提前做好准备。
四、在价值流主流程(研产销)上,几大串联流程两边的责任主体双向融入对方的流程。例如研发部门参与市场部门的市场调研和分析活动,市场人员介入产品研发,研发人员进
入生产制造阶段,双向融合提高效率。
五、责任主体矩阵化,缩短部门或业务流程之间的博弈区。就是原来需要两个部门之间协调的,现在变成一个部门了,协同范围小了,责任更加明晰。
六、内部顾客理念。后道工序是前道工序的客户,应该制定清晰的交付标准和验收标准,保障流程高效运行。
七、建立联席会议机制。跨部门协作中,建立相关部门联席会议机制,通过会议协同和分工,实现工作目标。
八、信息化管理。借助于以信息技术为基础的企业管理工具,比如ERP系统。一方面,改变手工处理数据传递慢的现状,提高信息传递效率和准确性;另一方面,数据在系统内得到共享,任何信息的变动在系统中都会及时地体现出来。
九、流程化组织建设。流程承载业务,业务在流程上跑,对业务的管理是沿着流程进行、以前是领导之上,请示的是领导,现在请示的是流程这条线,祛除官僚和部门墙。
纵向协同
组织内部分工确定后,需要通过组织机制使组织动起来创造价值。纵向系统主要解决分工组织的连接和协同问题,事业部/BU、部门、职位/岗位之间的联动和互通。从纵向来看业务单元处于不同的组织层级,主要依靠权力机制来进行链接与维系。也就是说两个及两个以上的组织业务单元之间的合作、协同,主要依赖于其上级的决策和指挥。纵向组织层级之间具有命令-服从关系;相对于上一层级,下一层级组织业务单元的主要责任是执行。
最常见的职能型组织结构,协同方式主要靠研发、生产、营销以及人力资源、财务等各个机构均接受企业决策层的指挥,完成企业决策层下达的目标、任务,执行企业决策层所制定的策略政策等。
现在许多人强调去中心化、去科层化、去权力化,实际上,在大多数情形下,权力连接还是最直接、最简单、最有效的机制。对组织来说,无论是集中力量办大事的战略聚焦压强,还是具体目标任务的攻坚突破,都离不开权力连接。
组织的权力主要有4:
审批权是对有关事项批准或否决的权利。
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审核权是对有关事项程序性、合规性的审查与核准。
建议权是对某项事项提出建议的权利。
知晓权是指对某项事项获得具有被告知或信息共享的权利。
很多组织经常把4种权力用反或用错了,明明只有审核权用成了批准权,一个部门内容审核人数众多几个人要审核,导致流程很长。在设置的时候,知情、参与讨论的部门、人员可
以多一些,真正签字决策的部门层级要少一些。随着信息化和智能化的提升,知晓权越来越重要,信息共享是协同提升效率的重要保障,也是监督的有效手段。针对目前大部分组织建议从建议发起到批准不超过三个层级。
以上4种权力,决策权和建议权是权力主线,审核权和知情权是权力副线,主线主要连接具有直接报告关系的上下层级,副线连接不具有上下级直接报告关系的服务型、专业型、平台型、职能型组织机构及单元。