科研单位基建项目档案管理的若干思考
—以“国家地震烈度速报与预警工程-新疆子项目”为例
■韩军刘月成新疆维吾尔自治区地震局
摘要：新时代，随着我国防震减灾事业的不断发展，科研 单位基础设施建设任务日益增多。做好项目基建档案管理 工作是适应现代化防震减灾事业发展面临的新需求。本文 结合科研单位基建挡案管理工作的现状，以“国家地震烈 度速报与预警工程一新疆子项目”为例，有针对性地提出 了提升科研单位基建档案管理工作水平的建议。
关键词：基建档案；科研单位；管理现状；建议
为进一步强化我国防震减灾公共服务能力，全面 提升国家地震应急能力，最大限度地减轻地震灾害损 失，提升我国在防震减灾和地震科学领域的国际科技 竞争力，2018年国务院批准建设了国家地震烈度速报 与预警工程项目。新疆地震局承担了该项目新疆区域 的建设任务。根据安排，新疆地震局需要在五年内建 设台站978个（其中新建基准站114个、改建基准站 72个、新建基本站169个、改建基本站152个、新建 一般站480个）、省级中心1个、市级信息服务平台 12个、服务终端170个；总建筑面积3946.40平方米；
购置设备7341台（套）。
基建档案是项目实施各类档案管理工作的重要组 成部分，而作为科研单位，新疆地震局基建档案不仅 记录项目建设过程当中的一些基本情况，同时还包括 单位内部审批资料。它是今后对项目进行检查管理、对单位进行审计以及后期项目改扩建、维修的重要依 据。但是，目前我国科研单位基建档案管理方面还存 在着较大的缺陷。面对“国家地震烈度速报与预警工程”这样时间跨度长，对项目管理要求严格的国家重点项 目，如何有效、准确、完整地保存项目档案是目前基 建档案管理工作中面临的重要问题。本文以科研单位 基建项目档案管理的现实情况为切入点，对科研单位 项目档案资料管理改进措施进行探讨。一、科研单位基建档案管理现状
(一） 科研单位各部门对基建项目档案管理没有 形成合力
科研单位为做到“管做分离”，确保进行有效监
督，一般在项目实施过程中由项目管理部门和实施部
门共同参与完成。管理部门负责监督执行，确保项目
严格遵循相关制度规范进行实施。项目实施部门由实
施单位和档案管理单位共同组成，实施单位熟悉项目
具体情况，负责项目施工过程管理。档案管理单位负
责对项目实施档案检查接收。这种管理看似科学合理，
但在执行过程中却存在诸多问题。如管理部门、项目
实施单位和档案管理单位对项目的了解程度不同，无
法形成相互协作配合的局面。管理部门的审批手续成
了实施单位的负担，实施单位在项目管理过程中无法
严格按规范操作，造成项目施工过程资料不完整，而
档案管理部门的工作人员往往并不具有专业的基建档
案管理经验，使得基建档案的管理处于混乱状态，从
而严重束缚了基建档案的管理效率。真正的档案管理
必须要遵循项目特点和单位的要求进行管理，决不能
仅仅是对项目相关资料的收集。
(二） 基建项目档案资料不符合管理要求
以“国家地震烈度速报与预警工程-新疆子项目”
为例，项目需要在全疆几十个市县同时开展基建工作，
涉及本单位各部门、台站及各地、州、市地震局等多
个单位，项目涉及地域广、单位多、建设内容多样。
因此，项目基建档案的管理也是一个复杂的系统工程，
在档案管理过程中，需要不同部门单位对多种不同类
型的档案进行管理。由于部分工作人员对于基建档案
的管理要求不熟悉，从而导致在档案交接过程中许多
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Archives Management 棉案管理
应当收集的档案处于缺失状态。例如，科研单位人员 主要以科研任务为主，缺乏科班出身的专业技术人员。尤其是以地震局各地震台站最为突出，项目管理都是 由干部职工在处理好业务工作的同时兼顾管理，缺乏 档案管理意识，档案工作重视度不高，不清楚哪些材 料需要入档，很容易造成档案收集过程中的材料缺失，给将来档案材料的利用留下隐患。此外，档案管理人 员不注意及时收集电子档案，项目竣工验收前，档案 材料验收时经常发现大量复印件，而此时已经无法进 行纠正。
(三）基建档案数字化程度较低
目前阶段许多科研单位对档案的数字化管理认识 存在较大差距，大多数理解的数字化档案管理就是通 过扫描仪对档案进行扫描，转化为数字档案进行存储。虽然这种数字化处理方式在一定程度上提高了档案管 理的效率，但是距离真正的数字化档案管理还存在着 较大的差距。随着信息化网络的普及和办公自动化系 统广泛应用，采用先进的电子技术手段提高管理档案 己经较为普遍。例如利用自动化软件对档案专门进行 归档处理，形成数字档案；运用0A系统实现档案的 在线管理；使用网络技术实现档案的远程在线查询、检索等都己成现实。但是目前科研单位在进行基建档 案管理的过程中，往往没有充分利用数字技术。
二.提升科研单位基建档案管理的建议
(一） 提高基建档案管理的意识
基建档案管理工作不到位出现的各种问题从根本 上说是管理意识不到位造成的。最主要的就是科研单 位对基建档案的管理工作重视不够，管理单位工作重 心一般在于项目的立项阶段，一旦项目批复后便由实 施单位负责推进。而实施单位只关心项目能否按时顺 利完工，对档案管理工作的重要性认识不足。基于此 种情况，档案管理部门必须要向科研单位领导强调档 案管理工作的重要性，为基建档案管理工作争取必要 的资源。
吉林地震局(二） 提升档案管理的规范化程度
档案管理工作的制度不到位、工作流程不清晰、工作内容和职责不明确是档案管理混乱的重要原因。因此，科研单位应从规范制度、梳理流程、划分职责 三个方面入手提升档案管理的规范化程度。第一，建 立健全档案管理工作相关制度规范。制度是规范人员 行为的准则，只有建立科学完善的制度体系，才能规 范工作人员的工作行为，要求相关工作人员必须严格 根据相关的管理规范进行档案管理，确保档案管理有 序进行。第二，梳理档案管理工作流程，强化部门之 间工作衔接。明确在项目推进过程中的档案管理工作 流程，罗列项目实施各个阶段每个参建单位的档案管 理工作清单，帮助项目参建各单位明确各自在项目档 案管理方面的工作内容，提升档案管理工作效率。第三，对各参建单位的档案管理工作职责进行划分。通过对 档案管理工作责任的划分，清晰界定各类档案的贵任 单位，对需要收集的档案范围进行明确地确定，明确 不同档案的处理方式，避免资料的遗失。
(三）加强现代化档案管理技术的应用
随着科技的不断发展，现代数字化档案管理技术 已日臻成熟。新时代面临新的局面，科研单位应积极 接受新技术，在进行档案管理的过程中要充分加强现 代化数字化档案管理技术的应用，丰富档案的储存方 式，提供更多的便捷途径供使用者查询和调阅，在提 高档案管理有效性的同时，也使得档案的利用效率得 到极大地提升。
随着我国防震减灾事业的不断发展，相关科研单 位的基础设施建设规模也日益扩大，对单位的档案管 理不断提出新的挑战和要求。面对新形势，如何应对 新要求、新挑战？本文结合现阶段科研单位基建档案 管理过程中存在的问题提出了具体的解决策略，希望 能对我国科研单位的基建档案管理工作有所帮助。
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