作者：朱云云
来源：《中国乡镇企业会计》 2020年第9期
朱云云
摘要：随着信息技术和电子商务的发展，电子发票因其成本低、使用便捷、节约环保等优势，被越来越多的商家所接受。电子发票和纸质发票一样，具有法律效力，可以作为财务报销的原始单据。虽然电子发票的优点很多，但就目前来说，电子发票的纸质件仍具有易复制、易篡改的特点，增加了财务报销的难度。
关键词：电子发票；财务报销；影响
引言
电子发票是由税务机关认可的平台开具，以电子形式存储和使用的收付款凭证。电子发票具有成本低、保存方便、使用便捷、开具和查验快捷、节约环保等优点，在开票量较大的行业中应用广泛，比如电商、电信、金融、快递、公用事业等行业。商家可以在互联网上通过税务机关的发票管理系统，办理电子发票
的开户登记、申领、开具、传输、查验、缴销等一系列事项，财务人员不再需要频繁往返税务部门，大大缩短了电子发票开票的周期。商家开具的电子发票主要以二维码、、短信等方式交付给消费者，消费者可以根据自身需求，自行打印电子发票版式文件。电子发票不受时间和空间的限制，提高了电子发票流转的速度。
一、电子发票的财务报销方法及归档保存
2015年底国家开始全国推广使用增值税电子普通发票；2020年上半年国家税务总局启动增值税专用发票电子化的试点工作，意味着增值税电子专用发票会在不久的将来普及应用。电子发票的队伍在发展壮大，是未来发展的趋势。纸质发票最终会退出历史的舞台，被电子发票所取代。电子发票的使用会越来越频繁，涉及的行业会越来越广，对财务报销的影响也在与日俱增。
电子发票的报销方法可以归类为两种，第一种报销方法是手工报销，报销人自行打印电子发票版式文件，填写财务报销单，用传统的方法粘贴打印件和报销单，完成审批手续后提交财务部门报销。这种报销方法与传统的纸质发票报销方法类似，并未起到节约成本、节能环保的作用，违背了电子发票发行的初衷。第二种报销方法是网络报销，报销人只需要将以电子形式存储的电子发票上传到网上报销系统，电子发票的认证、审核在系统内部自动进行流转，实现全流程无纸化、智能化、电子化。这种报销方法适用于财务信息化程度较高的单位，也是电子发票财务报销的方向。
2020年财政部、国家档案局联合制定发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确了合法的电子会计凭证的法律地位，规范了电子会计凭证报销入账归档的具体操作，确保会计工作和档案工作更加适应电子发票的发展需求。电子发票的归档可以分为两种情况，第一种情况，如果单位的信息化程度不够高，以电子发票的打印件进行报销入账归档的，不能仅归档保存电子发票的打印件，必须同时妥善保存该打印件的电子形式的电子发票，并建立电子发票与相关联会计档案的检索关系。第二种情况，如果单位的信息化程度很高，且满足电子发票报销入账归档所需条件的，可以仅使用合法、真实的电子发票作为报销入账归档的依据，无需再归档电子发票的纸质打印件。会计档案电子化是电子发票广泛使用的必然结果，各单位应加强财务信息化建设，升级内部会计核算系统，完善电子档案管理。
二、电子发票在财务报销中存在的问题
（一）电子发票有重复报销的风险
电子发票的版式文件，可以多次下载，且没有打印次数的限制，可以无限次打印。即使部分电子发票上有第几次打印的标识，也可以重复复印。而且电子发票打印件上不需要额外加盖发票专用章，加大了电子发票重复报销的风险。
（二）电子发票信息容易被篡改
现如今的修图软件种类众多，如果只修改电子发票的抬头或者金额，不改动电子发票的发票代码、发票号码等，在报销时将很难被察觉，财务人员就算去国家税务总局的网站查验，核对不仔细，也很难发现电子发票存在问题。
国家税务总局发票查验平台 三、电子发票对财务报销模式的影响
对比电子发票，传统纸质发票具有物理防伪性能，财务人员可以根据个人经验及发票的手感等，快速准确地判断出发票真伪；而电子发票打印件的纸张大小、打印效果不可能完全一致，电子发票真伪没办法立即判断，也无法保证打印件是唯一的。电子发票与纸质发票的风险点有所差异，电子发票的财务报销模式不能照搬照抄纸质发票的财务报销模式，需要改进。
首先，为了保障电子发票的真实性。单位可以要求报销人查验电子发票并打印结果，作为报销附件，方便财务人员查看核对。或者报销时直接由财务人员自行查验核对。人工查验核对是目前查验的主要方式。财务信息化建设比较好的单位，可以直接与税务机关电子发票查验的网站端口对接，实现电子发票的自助查验比对，并提醒。
其次，为了保障电子发票的唯一性。财务人员可以通过Excel表格登记所有已报销过的电子发票，登记内容包括报销日期、报销人、报销事项及电子发票上的信息，筛选出重复报销的发票，这种方法比较费时费力，而且人工登记遗漏的可能性很大。业务量大的情况下，Excel表格登记的方法可行性不大。
单位可以开发电子发票管理软件或使用第三方防范重复报销的软件，实现在录入电子发票的内容或扫描电子发票的二维码后，系统后台可以自动比对并提醒。这些软件还可以与单位内部的财务系统对接，实现电子发票财务报销、入账、归档的全流程电子化，可以从源头上解决电子发票的真实性和唯一性的问题。
最后，关于电子发票报销模式的设想。电子发票可以全部采用网络报销的模式，将网上报销系统、会计核算系统、电子档案系统进行对接，构建具有报销客户端模块、电子发票自助认证模块、报销处理端模块、自动生成记账凭证模块、款项支付模块、电子会计凭证归档保存模块的电子发票财务报销模式。报销人通过报销客户端的电脑端或者移动APP端上传电子发票版式文件；报销系统能够自动识别已经上传报销过的电子发票且直接拒绝。如果是未报销过的电子发票，则通过接口与税务机关的电子发票查验网站连接，自动查验发票的真伪，如果查验失败直接退回；被认证成功的电子发票，会在报销处理端自动流转审批，如果审批失败自动退回；审核通过的电子发票流转至财务部门，会计核算系统直接从电子发票中提取信息，自动生成记账凭证；通过网上银行完成款项支付；最后电子会计凭证电子化归档。
四、建议
（一）加大对电子发票服务平台的监管力度
国家税务总局发布的《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》通知，为电子发票服务平
台的整体规划、设计、开发、运行提供了准绳。电子发票服务平台不可以私自使用、更改、删除用户数据；电子发票服务平台的技术要求和安全要求等要达标。商家和消费者要监督电子发票服务平台有无违规操作，存在违规要及时向相关部门举报。政府相关部门要定期审核电子发票服务平台的资质，对违规行为要严惩，加大监管力度，形成平台良性竞争的生态体系。
（二）建立健全电子发票管理办法
从电子发票试点到如今电子发票的大规模使用，国家层面一直积极推动立法，持续发布电子发票相关的制度，确保电子发票的开具、使用、查验、归档等环节有法可依。但电子发票仍存在重复报销、篡改信息、虚假入账的问题，国家需要进一步完善相关管理办法，形成一套完善的电子发票管理的法律体系。各单位应该以国家颁布的相关管理办法为依据，根据自身实际情况，制定本单位的电子发票管理办法，规范电子发票的报销、入账、归档。单位的财务部门要把好关，严格执行相关规定；单位的审计部门也要定期抽查核实，发现问题要按规定处罚。
（三）加快财务信息化建设进程
各单位应该利用电子发票广泛使用的契机，加快财务信息化建设的进程，消除信息孤岛。单位的财务部门要与信息部门通力合作，通过创新实现电子发票管理与信息技术的深度融合，开发满足电子发票管理需求的电子发票管理系统，并且以问题为导向不断完善系统，同时与单位的内部财务系统对接，实现
电子发票的网上报销、自助认证、网上审核、自动生成会计凭证及以电子会计凭证归档的全流程电子化，简化财务工作，提高财务办公的自动化、智能化程度。
（四）提高财务人员的业务水平和管理水平
随着电子发票的推广应用，电子发票迟早会取代纸质发票。财务人员要与时俱进，不能排斥电子发票；应该增强学习意识，主动学习电子发票相关的法律法规，遇到问题要从政策法规中寻解决方法；学会利用信息技术简化财务工作，把更多的精力放在财务工作的审核和管理上。提高自身的业务水平及管理水平，积极转型成为具备专业能力和决策能力的管理型会计人才。
五、结束语
任何事物都具有两面性，当然电子发票也不例外。长远来看，电子发票的推广使用是利大于弊的，符合电子商务和电子政务的发展需求，当下遇到的财务报销问题也只是暂时的。国家应该完善电子发票相关管理办法，加大对电子发票服务平台的监管；单位应该从制度建设、财务信息化建设等方面，加强对电子发票的管理；财务人员应该加强学习，学习电子发票相关的知识，学习财务软件的使用方法。确保电子发票的推广应用更加稳步、有序。
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（作者单位：苏州大学附属第一医院）
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