《税收档案调研报告》
国家税务总局局长谢旭人指出，要充分利用信息化手段，建立统一的电子税源档案库，对纳税人的相关资料实行“一户式”存储，实现信息共享，这样既可以方便查询，减轻纳税人负担，又可以加强税源管理。如何把总局领导指示精神落到实处，尽快实现《江苏省国税系统基层“三化”建设三年发展规划》中提出档案资料管理信息化的目标，笔者认为，只有充分利用现有网络资源和信息化手段，实行税收征管档案资料的电子化采集，才能实现一次采集、反复利用、信息共享，为税收征管档案资料信息化开辟一条新路子。
一、分析档案管理现状，充分认识税收征管档案资料信息化的必要性
1、从税收档案资料管理的现状分析，税收征管档案资料信息化是减轻国税机关档案管理工作强度，节约档案管理成本，实现档案信息资源共享的有效途径。现行税收资料管理过程中，整理工作量大、时间跨度长、资料查难、利用效率低等问题逐渐暴露出来。一是工作效率低。从收集整理到装订，全是手工操作，费时费力，消耗资财。后期调阅也以手工为主，劳动强度大，手工检索速度慢，调阅效率低。二是综合利用程度低。现行税收资料的档案管理在查询分析核对和执法责任检查落实等综合利用方面效果不佳。三是共享程度低。由于存档的纸质资料
移动性能差，不能直接为国税机关各岗位、各环节提供信息来源和执法依据。四是存贮成本高。纸质资料存贮成本高，占用空间大。五是管理不规范。税收资料多头受理、重复归档，且归档标准不统一。
2、从为纳税人提供优质服务的角度考虑，税收征管档案资料信息化是提高工作效率，降低办税成本，方便纳税人的重大改革。为了加强税收管理，国税机关要求纳税人办理的各项证件和填报的涉税资料十分繁杂，同样的资料，在不同的岗位和不同的时间要反复提供和查验，少一样都可能办不成事情，既增加了纳税人的办税成本，又影响了税务机关的工作效率。税收征管档案资料的信息化，可以做到了一次采集归档，多环节、多层次的反复利用，可以极大地方便了纳税人，也减少了国税机关内部资料传递的麻烦。
3、从税收信息化建设的要求出发，建立一户式纳税人电子档案成为必然趋势。近几年的税收征管改革，在征管体制、征管机制、信息化建设等方面取得了重大突破，但是税收资料档案管理作为一项重要的征管基础工作，还停留于手工操作的状态，其管理的信息化水平还比较低。随着税收信息化建设步伐不断加快，征管软件不断应用升级，同时申报方式电子化以及办公自动化等信息技术的广泛运用，税收征管档案资料信息化已成为必然趋势，同时也是
《国税系统基层“三化”建设三年规划》的一项重要内容，是注重信息的深度开发，提高档案信息利用价值，创新档案管理电子化的新举措。
4、从税收执法责任制落实的客观需要，税收征管档案资料信息化是强化执法责任和加强执法监督的重要手段。从长远看，税收整个操作过程的电子化和信息化，是税收征管改革的方向。实行税收征管档案资料信息化是加强“两权”监督，减少执法随意性，增强税收执法责任的重要手段。要坚持依法治税，提高征管效率和水平，就必须对纳税人税务登记、一般纳税人认定、防伪税控认定、纳税申报情况、涉税事项变更和注销等各项涉税行为进行实时监控，而通过税收征管档案资料信息化不仅能做到注重结果的监督，而且实现了过程的跟踪管理，谁是责任人，一目了然。
二、建立档案管理制度，实现税收征管档案管理规范化基础上的信息化
1、统一采集对象，资料种类规范到位。在税收征管过程中，纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的资料文书品种繁多，全部列入电子档案资料的采集对象，既不需要，也不可能。因此，我们必须从有利于“明确纳税人纳税义务和落实税务机关执法责任”为原则，可以确定户籍管理类、减免退税类、调查执行类、登记备案类、税收处罚类和统
计备查类等基础资料，作为我们电子化采集归档的对象。
2、明确资料来源，文书格式规范到位。为了确保采集资料的真实可靠，应当明确资料采集的来源。当前主要有四个方面：一是纳税人在办理税务登记、一般纳税人和防伪税控企业认定时所提供的各类资料原件；二是上级国税机关对纳税人申请事项进行审批、资格确认时形成的各类资料原件；三是江苏国税管理信息系统形成的各类调查执行和处罚资料原件；四是根据税务机关管理工作需要，按年度从江苏国税管理信息系统数据库中导出的统计备查表格（如纳税申报情况明细表、发票发售分户明细帐等）。
3、落实岗位职责，收集责任规范到位。档案利用价值的大小在于资料是否齐全，而档案齐全的关健环节在收集。因此，基层主管国税机关要有专门的档案工作小组，负责检查各项资料的收集和归档工作落实情况，明确各责任区主岗人员为档案资料收集工作第一责任人，凡规定实行电子化归档的资料，除由档案管理员从现有存档资料库中直接调取归档外，其他一律由主岗人员负责收集并形成电子文档，上传档案管理员，凡收集不全的，列入个人岗位考核扣分。
4、简化流转环节，资料传递规范到位。为了适应江苏省国税管理信息系统运行要求，在实
现税收征管档案资料信息化的过程中，我们必须打破思维定式，在简化合并现有征管资料的基础上，作出硬性规定，凡是作为电子化收集归档的原始资料在国税机关内部不再作为附报资料进行纸质流转，一律由各岗位进入系统进行实时查核。如上级规定必须附报的资料，由最终上报审批的业务科室统一打印上报。
5、及时采集资料，归档办法规范到位。为了保证税收征管资料信息在税收征管和纳税服务中及时的发挥作用，主管国税机关应当对税收征管资料收集责任人提出明确的工作要求，落实具体资料采集归档环节：要求纳税人提供的各类原始资料在调查环节由调查人负责在上报调查报告前采集归档；对上级税务机关审批核准的原始资料在主管国税机关登记分发前由档案管理岗直接采集归档；对纳税人涉税事项进行调查执行的原始资料在调查执行完毕后当日由执行人负责采集归档；对纳税人年度纳税情况明细表等统计备查表格由责任区主岗人员在年度终了后规定的时限内采集归档。
6、实行资源共享，档案利用规范到位。实行税收征管资料信息化的重要目标之一，就是要让档案信息超越时空的限制，实现多岗位、多层次的资源共享。因此，我们应当利用现有国税系统统一的局域网为支持，使档案信息资源利用不再受时空的限制，在国税系统的内部办国家税务局网上办税厅
公网的任何一台工作站上都可以实时查询到相关的档案信息。只有这样，才能使档案信息的增值利用成为现实。