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CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION 2022年11月第25卷第22期中国管理信息化
China Management Informationization
报名截止了还是待审核怎么办Nov.,2022Vol.25,No.22
吕 莹，古明月
（江苏开放大学，南京 210036）
［摘 要］面对高校招标采购中的项目审批流程烦琐、智能化水平低、缺乏统一监督管理等问题，文章从全
流程角度出发，深入探讨信息平台在高校招标采购全流程管理中的应用优势，并指明高校招标采购全流程管理中信息平台的应用要点，为高校招标采购工作提供参考。
［关键词］信息平台；高校招标采购；全流程管理doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2022.22.065
［中图分类号］TP391；G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2022）22-0205-03
0 引 言
传统的招标采购工作采用纸质招投标的方式，工作烦琐、效率低下、透明度不高。2013年《电子招标投标办法》的颁布，为我国电子招投标的发展提供了制度保障。随着《“互联网+”招标采购行动方案（2017—2019年）》的出台，社会各主体对全流程电子化招标系统的需求更加迫切［1］。2021年《政府采购货物和服务招标投标管理办法（修订草案征求意见稿）》中有关“鼓励利用数据电文形式和电子信息网络开展招投标活动”的规定进一步推动了招标采购电子化的发展［2］。政府采购与招投标管理是现代高校管理体系的重要组成部分，做好高校招标采购管理工作是高校实现高质量发展的重要举措。在招投标信息化发展背景及疫情常态化形势下，充分发挥信息技术在高校招标采购全流程管理中的应用优势，具有极大的实践价值。
1 高校招标采购全流程管理存在的问题1.1 项目审批流程烦琐，执行效率低
高校招标采购项目立项审批过程需经过使用部门、招标采购部门、归口管理部门、财务部门及校领导等多方共同审批完成，审批流程烦琐。在项目立项环节中，使用部门、财务部门及招标采购部门之间沟通协调不畅，易出现预算批复前启动采购活动或是无预算采购、预算金额不合理、预算编制与项目批复不符
等问题［3］。在采购方式确定环节中，招标采购部门易
出现采购方式选择不合理或是未进行必要的项目论证等问题。在招标文件编制环节，使用部门易出现未进行充分的市场调研、采购需求不合理或存在倾向性、对招标采购法规不熟悉等问题。
1.2 开评标过程标准化和智能化水平不高
组织招标采购实施是高校招标采购工作的重点，开标及评标工作程序标准，政策法规要求严格，依托传统招标采购方式不能形成统一规范的操作流程，且该阶段涉及采购人、供应商、代理机构、评标专家等多方面人员，易出现违法违规行为。
从采购人及代理机构角度，易出现的问题有：未按规定时间或未在规定的信息平台进行项目公告；外在因素干扰投标报名，对投标单位存在差别待遇；超过截止日期接受投标报名或投标文件；开评标现场未按规定程序进行，评标过程材料缺失；采购人代表发表倾向性言论等。
从投标人角度，易出现的问题有：投标单位之间串标围标；投标单位信息泄露，事先与评标专家或代理机构串通等。
从评审专家角度，易出现的问题有：专家专业分类不科学，抽取不规范；专家评审客观分不一致，未按要求进行错误检查，评分汇总有误；评标现场存在违规现象，专家评审存在倾向性；缺乏对专家评标水
平的综合考核、动态监督和日常管理；缺乏对专家库的定期充实和淘汰机制。
1.3 合同签订程序不合规，履约验收不到位
签订合同的过程中，易出现的问题有：合同内容与招标文件和投标文件不符，缺乏合同审核；使用部
［收稿日期］2022-05-15
［基金项目］江苏开放大学特亮点项目“基于信息平台的高校招标采购全流程管理研究——以江苏开放大学采购招标管理系统为例”（JKTS-016）。
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信息技术与应用
门根据招标文件及投标文件草拟合同，但合同缺乏法律专业性；合同签订超过法定时限等。
合同履行及验收过程中存在的问题有：合同对验收要求不明确，或未按合同要求进行验收；验收程序不规范，验收人员不专业；采购人对违规问题简单处理，并未起到警示作用，造成学校经济损失。1.4 招
标采购流程缺乏统一监督管理
高校招标采购工作是高校廉政建设的重要关口，监督审查工作至关重要。很多高校招标采购工作缺乏全流程监督，未建立实时有效的监管平台，往往只重视事前审核备案，对事中现场监督和事后履约验收等阶段重视不足。招标采购全流程工作缺乏有效的监督与审查，给高校招标采购工作埋下隐患。1.5 招标采购信息未能有效整合，形成统一数据库
高校招标采购信息化管理水平较低，未建立完善的信息共享机制，高校与高校之间，高校与供应商之间，高校与专家评委都未建立统一的数据库。具体而言，高校与高校之间信息不对称，信息共享程度较低。高校与供应商之间未建立供应商诚信反馈机制，导致一些不良记录的供应商依然能够参加学校采购项目，给高校采购工作带来隐患。高校与评审专家之间未建立专家数据库，导致学校招标评审专家来源单
一，专业水平受限，从而降低政府采购评审水平
［4］
。从高校内部来看，校内招投标信息缺乏统一管理，造成“信息孤岛”现象，即各部门招标采购信息不互通，未能发挥对后续招标采购项目的借鉴作用［5］。
2 信息平台在高校招标采购全流程管理中的应用 优势
2.1 实现全流程无纸化审批，提高服务水平和工作效率
利用招标采购平台，从项目立项受理、文件编制、公告发布、供应商投标、开标评标、文件归档等全流程实现无纸化审批。对内与学校各部门对接，强化财务部门和监督部门的参与；对外将采购人、采购代理机构、供应商、评审专家等多方联合，为不同参与方提供针对性服务。项目立项受理环节，针对采购项目审批流程烦琐、各部门协调沟通困难等问题，使用部门提交项目立项申请后，招标采购部门、归口管理部门、财务部门及校领导等多方均进行线上审批，相关人员可在收到短信通知，审批通过后方可进入招标实施环节，避免了采购预算不符、采购方式不当等问题，有效提高了服务水平和工作效率。
2.2 提高招标实施过程的标准化水平，形成统一规范的操作流程
招标文件编制环节，项目经办人在招标文件编制完成后上传信息平台进行审核，确保需求清晰、责任明确。招标公告及供应商投标报名环节，通过采购招
标平台发布招标公告和中标公告，设置公告时间。在招标公告发布的同时设置供应商投标报名时间和文件发售的时间，避免超过截止日期接受投标报名或投标文件的风险。投标人在信息平台投标报名，完善公司信息，避免外在因素干扰其报名。由采购人进行线上审核，审核通过后短信通知投标人，投标信息只有项目经办人和招标采购管理部门相关人员可以查看，避免信息泄露。
开评标环节，根据项目类型在开标前一天抽取专家，项目经办人选取相关专业后，由系统随机抽取专家，保证专家抽取过程科学规范。开标过程中，到达设定的开标时间后方可开标，手工录入报价信息，系统可自动唱标。开标完成后，利用采购招标平台的辅助评标功能，专家通过账号密码登录后进行全程线上评审，系统自动进行客观分一致性检验，避免专家客观分不一致问题。最后由系统评审汇总，一键下载评审过程资料，由专家现场签字确认，避免人工计算，减轻工作量和错误率。评审现场专家一人一号，全程录音录像，杜绝采购人及评审专家发表倾向性 言论。
2.3 采购合同及验收报告电子备案，完善材料归档
合同签订环节，使用部门与中标供应商根据招标文件及投标文件草拟合同，通过招标采购平台上传合同，经过项目申请部门、合同管理部门及分管校领导审批后，方可进行合同盖章申请和最后签署，完善了合同审核流程，保证了合同的专业性。最后，将合同审批表及合同原件交由招标采购部门项目经办人归档，留存纸质合同，同时在招标采购平台上留存电子扫描文档，以备查验。合同履约及验收环节，根据学校履约验收制度建立验收小组，进行验收申请审批流程，完成履约验收，按照合同约定的付款方式进行财务报销，并将验收报告交由招标采购部门上传平台归档，完成合同履行流程。
2.4 完善高校招标采购的资源库，强化监督管理
一方面，通过不断完善信息平台专家库的建设，扩展评标专家资源库，为学校各种类型的采购招标项目
提供更加专业化的服务。利用信息平台建立供应商资源库，将违约失信的供应商列入不良供应商库，共享供应商信息，便于采购人甄选优质的供应商，提高采购满意度。高校之间也可加强合作，通过信息平台建立招标资源信息库，共享供应商信息和专家信息，提高采购质量。另一方面，利用信息平台的数据留痕，将监督审查贯彻招标采购的全流程，从项目审批、文件编制审核、公告发布、开标评标、专家评审、合同备案等，信息平台均有迹可循，监察部门和审计部门可随时抽查和
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CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION 信息技术与应用
定期检查采购项目，提高高校招标采购工作透明度，规范各参与方的履职行为，杜绝招投标过程中的违规行为，降低招标采购风险。2.5 利用数据分析挖掘，实现精准决策
采购人依托招标采购平台的数据整合及分析功能，全面整合招标采购数据，再分析处理生成数据报表，针对学校不同的管理层，建立针对性的采购管理台账，为学校把握市场动态及各部门工作提供决策支撑，有效促进高校内部管理的进一步提升。在招标采购之前，可以通过深入跟踪分析历史数据，提前了解以往类似项目的招标实施情况、供应商报价及履约情况，从而能够完善此次招标实施方案。招标采购
实施过程中，依托信息平台的数据共享等功能，避免信息孤岛问题，实现招标采购各环节数据的留痕可追溯。在招标采购实施工作结束后，可以根据日期汇总招标采购信息，生成数据库，帮助学校及时了解市场的价格信息、售后服务相关信息，为决策制定、财务管理和审计管理等提供依据。
3 信息平台在高校招标采购全流程管理中的应用 要点
3.1 加强队伍建设，完善组织架构
招标采购部门作为管理部门，应当进行招标采购信息平台使用的相关培训，增加信息化专业人才储备，助力高校招标采购信息化建设。从招标采购部门内部来看，应结合部门岗位职责，梳理不同业务流程，明确职责划分，实行问责追责，并定期开展岗位绩效评价和自查自纠，树立岗位风险防范意识，促进部门人员自觉履职尽责。针对学校其他相关部门人员，应在全校范围内定期开展专业的招标采购工作培训，使其充分了解招标采购流程，明确自身职责，提高高校招标采购相关工作人员的专业能力和职业素养。3.2 建立健全招标采购信息平台的应用制度
目前，已出台的上级相关文件、制度及学校内控制度都是针对传统招投标流程的，而针对基于信息平台的招标采购全流程的规范涉及甚少，随着信息平台在高校招标采购工作中的应用发展，高校应该建立健全招标采购信息平台的应用制度，明确规定相关责任人的责任义务、应用范围、应用流程等，进一步规范基于信息平台的招标采购工作流程。同时，针对信息平台在招标采购流程中的应用，应积极探索信息
风险防范机制，加强关键环节控制，对招标采购管理信息平台建设过程中遇到的新问题提供政策指导，为信息平台的应用提供统一的标准和规范，完善高校招标采购制度 体系。
3.3 做好信息平台与实际需求和政策制度的衔接
信息平台设计是一个持续、不断调整跟进的过程，应充分调研各主体需求，整理有关数据字段，了解和分析相关主体的查询和管理需求，反复梳理及优化流程，充分利用信息技术建立相关的全流程管理体系，使之满足相关主体的使用需求。结合上级政策及学校内部管理制度，建立合法合规的业务流程审批和会签制度，明确各部门在信息平台使用中的主体责任，并不断收集使用的反馈意见，同时遵循最新政策要求，持续动态优化平台系统。
3.4 与高校业务管理系统全面融合，确保信息安全
高校招标采购工作需要与多部门配合完成，传统的招标采购方式无法资源共享，而信息平台可有效进行信息共享和资源整合，将招标采购信息平台与高校办公自动化（Office Automation，OA）系统和财务系统等业务管理系统有效衔接，推动招标采购工作与智慧校园相融合，用信息技术打破资源壁垒，保证学校内部信息共享和数据流转，实现跨部门业务管理系统全面融合，提高高校业务管理水平。针对信息系统的全面融合，信息化建设处与信息平台建设公司应共同实行信息安全风险防控措施，确保信息安全。4 结 语
本文主要针对高校传统招标采购方式存在的问题，讨论信息平台在高校招标采购审批管理、招标采购实施过程、资源库建设、监督管理、数据分析决策等方面的应用优势，并从人才建设、制度建设、需求衔接和业务系统融合4个方面阐述了信息平台在高校招标采购全流程管理中的应用要点，以期能够从根本上提升高校招标采购全流程管理的工作效率，为其他高校招标采购信息平台建设提供思路和 方案。
主要参考文献
［1］何媛.“互联网+”招标采购行动方案（2017—2019年）的
解读与思考［J］.中国招标,2017(35):28-30.
［2］北京筑龙信息技术有限责任公司.我国电子招标采购系统
建设的主要模式探究［J］.中国招标,2021(8):43-44,51.［3］刘剑文，吴金栋，顾倩.高校工程招标采购风险管理体系
研究［J］.建筑经济,2021(5):98-101.
［4］李曼，张社荣，吴迎新.高校政府采购与招投标管理实践
与探析［J］.实验技术与管理,2018(9):16-21.
［5］赵婷，戴咏梅.“放管服”背景下的高校采购信息化建设实
践与探索［J］.实验室研究与探索,2020(12):271-274.
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