作者：宗黎黎
来源：《办公室业务》 2018年第1期
【摘要】人事档案资料是机关单位进行各项事务工作或社会活动的客观记录，也是机关人员薪酬提升、职位晋升的重要参考，具有非常重要的参考价值。对于档案管理人员来说，应当充分重视人事档案管理工作，选择有针对性的管理方法，确保人事档案价值的充分发挥。
【关键词】机关人事档案；管理现状；对策
一、机关人事档案管理现状分析
首先，国内档案管理工作经历了较长时间的发展和完善，逐渐形成了一套相对完善的档案管理理论方法，也形成了具有中国特的档案管理体系。但是随着机关单位改革的推进和社会的发展，过去的档案管理方式在很大程度上存在一定的局限性，因此机关单位应当坚持与时俱进，在充分结合自身实际情况的基础上，对传统档案管理方法予以改革创新。
其次，人事档案和其他的档案资料存在明显差异，人事档案管理不只是僵化的机械操作。现阶段部分机
关单位在思想认识上未充分重视此项工作，管理方式方法也相对滞后，自身的管理意识也尚未得以转变，没有真正意识到高效的人事档案管理工作对机关单位未来发展的重要意义。
最后，部分机关单位的人事档案管理信息化建设滞后，很大一部分管理工作都是人工操作完成，存档类型也还没有完全转变为电子自动化存档。一些单位即便是已经推行信息化管理，但在实际的落实中还有待进一步的加强，信息化技术未全面应用于相关工作中，尤其是在档案材料的日常管理维护工作尚未真正发挥出信息化技术的优势。
二、机关人事档案管理工作的完善对策
（一）不断深化档案管理理念。第一应当主动树立学习意识，主动学习了解关于人事档案相关的新政策和新知识。为确保学习效果，应当制定明确的学习规划和目标，在单位内部营造良好的学习氛围，完善学习制度。第二是必须主动树立参与意识，人事档案材料为干部的培养与任用带来了重要参考，机关单位档案管理人员应当强化和其他部门的沟通，应当建立完善信息需求网络，以便于档案管理人员能够充分了解各部门的实际情况和对档案材料的使用需求。第三是应当树立服务意识，档案管理人员应当开展好人事档案的开发利用工作，确保人事档案价值的充分发挥，第一时间对档案需求使用情况进行分析，对人事档案的利用情况进行研究，从中总结工作方法，提升服务水平，第一时间处理好档案利用过程中存在的问题。
（二）加强档案管理的针对性。首先应当着重处理好热点问题。对于人事档案管理来说，必须重视其价值的发挥，着重强调对档案信息的审核把关。应当严格把好档案材料的入门关，在接收人事档案之前必须要全面细致地进行审核，应由原部门负责的材料应要求原部门进行收集整理，尽可能降低历史遗留问题的影响。材料形成时需要明确工作标准，保证人事档案材料规范齐全。其次应当从日常管理活动着手做好人事档案的更新工作，档案管理人员需要强化和单位内部其他部门的沟通，构建更加科学的档案收集责任制，对负责的相关部门或个人提出明确的归档内容以及时间要求。最后需要开展好人事档案材料整理工作，在对人事档案进行接收、补充以及整理的过程中，如果存在不完善、不准确的情况需要第一时间处理，档案管理工作人员必须积极和相关部门联系，坚持做到人事档案收集常态化、制度化。保证人事档案内容信息的完善准确，能够和实际情况同步。
（三）档案管理工作方法创新。第一是推进人事档案管理组织创新，我们应当真正将人事档案管理纳入机关单位组织人事整体工作规划中，进一步强化领导，健全相关制度，真正做到同部署、同推进。加快专职兼职人事档案管理工作人员队伍的建设，要把综合素质、业务水平较高的相关人员吸纳到档案管理队伍中，将业务教育培训与传帮带联系起来，真正实现有人可用、有人备用。第二是推进人事档案技术创新，推进信息化建设，促进机关单位人事档案信息的进一步完善，借助于现代化技术把各种文字图片档案材料转化为数据资料，同时在人事档案的查阅、归档以及整理分析等过程中实现信息化操作。第三是推进人事档案管理工作内容创新，在充分收集整理机关干部基本资料的前提下，第一时间对干部相
人事人才考试网关工作情况、工作表现等信息纳入到档案收录范围中，建立干部工作绩效档案，将个人文化、专业、参与教育情况以及其他考试情况纳入其中，充实人事档案内容。
（四）推进人事档案信息化管理。为进一步发挥出人事档案材料在机关单位各项工作中的价值，应当加快推进机关单位人事档案信息化建设，将信息技术与档案管理工作充分联系起来，人事档案材料的收集整理、归档统计、查阅利用等也应当尽快实现信息化。要加快人事档案信息数据库的构建，不但为档案管理工作带来更加准确的信息，同时有助于对档案材料进行第一时间的修订与完善，确保人事档案的准确性与全面性。与此同时，在推进信息化管理的过程中还需要重视数字档案资源的安全，要定期对数据档案相关的系统环境如软硬件设备进行维护，确保检测保养工作的常态化，把保养维护工作的相关情况做好记录，建立检测保养卡以便于后续查考。具体要求如保证计算机和其他信息设备的正常工作，确保档案室温湿度合适，做好档案室的三防工作。
三、结语
总之，机关人事档案材料关系到个人的切身利益，做好人事档案管理工作也关系到单位的健康发展。我们应当从思想认识上引起充分重视，努力创新档案管理工作方法，促进人事档案管理信息化建设，只有真正确保人事档案管理工作抓好抓实，才能够为组织、人事部门选好用好人才带来可靠依据。
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