公务员考试公文基本常识
公文，即公务文书。根据有关规定的法定解释，中国共产党的机关公文，是“党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具”。国家行政机关公文是“行政机关在行政管理过程中所形成的、具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
公文有狭义和广义之分。狭义的公文，即法定公文，专指《中国共产党机关公文处理条例》14种党的主要公文，以及《国家行政机关公文处理办法中规定的》中规定的13种行政公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文，除法定性公文外，还包括计划、总结、建议、汇报、调查报告、简报、讲话，以及各类专用公文如司法机关的各类法律文书。
这里所讲的公文，是指狭义的公文，即党政机关法定性公文。
一、公文的文种及分类
根据性质、任务不同，党的机关公文和国家行政机关公文的法定文种有所区别。
㈠党的机关公文种类主要有14种：
1、决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、决定：用于对重要事项作出决策和安排。
3、指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
5、通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
6、通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
7、公报：用于公开发布重要决定或者重大事件。
8、报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
9、请示：用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复：用于答复下级机关的请示。
11、条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
12、规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
13、函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
14、会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。
㈡国家行政机关公文种类主要有13种：
国家公务员考试要求1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复：适用于答复下级机关的请示事项。
11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
㈢作为县区和乡镇一级，常用的公文主要有意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等几类。根据不同的标准，公文有不同的分类：
按公文方向划分，可分为上行文、平行文、下行文三类。
按公文的来源划分，可分为收文和发文两类。
按公文的涉密程度划分，可以分为密级公文、内部公文和公开性公文三类。
按公文办理要求划分，还可分为办件和阅件。
按公文内在属性划分，可分为领导指示性公文、呈报性公文、公布性公文、商洽性公文、规范性公文和兼容性公文等几类。领导指示性公文包括命令（令）、指示、决定、决议、通知、通报、批复、会议纪要；呈报性公文包括报告、请示、议案等；公布性公文包括公告、通告、公报等；商洽性公文包括函等公文；规范性公文包括条例、规定等；兼容性公文专指
意见，既可上行文，又可下行文和平行文。
二、公文的格式
公文格式是公文的外观形式。主要包括公文用纸格式，公文文面格式，公文排版、印刷与装订格式。根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》的规定，现简要介绍如下。
㈠公文用纸幅面规格
根据形式的变化和技术条件的改善，目前党政机关公文用纸幅面规格大多采用A4型(297ｍｍ×210ｍｍ)。
A4型公文页边与版心尺寸如下：
天头(上边白)为37ｍｍ±1ｍｍ；地脚(下边白)为35ｍｍ±1ｍｍ；订口(左边白)为28ｍｍ±1ｍｍ；翻口(右边白)为26ｍｍ±1ｍｍ；版心为225ｍｍ×156ｍｍ(长×宽，不含页码)。
㈡公文文面格式
机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。
1、版头（国家行政机关公文称“发文机关标识”）
版头（发文机关标识）即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。党的机关公文版头分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，一般用于向下普发或向上级报告的公文；一种由发文机关全称或规范化简称组成，且于向同级、下级和无隶属关系的机关行文。一般来说，党政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。
发文机关标识的字体，推荐使用小标宋体字。因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有领导和执法职能的党政机关公文。
发文机关标识的字号，国家标准以22ｍｍ×15ｍｍ（高×宽）为高限，现行“国务院文件”的字号即是22ｍｍ×15ｍｍ。具体字号由各机关根据机关名称的字数多少来定，但不能大于国务院的，即22ｍｍ×15ｍｍ。
关于发文机关标识的位置，分为两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25ｍｍ，也就是留出25ｍｍ(约2行)位置用于标识份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37ｍｍ+25ｍｍ=62ｍｍ的距离。党的机关文头均采用此标准。第二种仅限于行政机关的上行文，凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80ｍｍ，即要留出80ｍｍ-25ｍｍ=55ｍｍ(25ｍｍ是用于标识份号、密级和紧急程度的区域)的空白供上级机关批示文件用。也就是说，上行文发文机关标识距上页边为天头37ｍｍ+25ｍｍ+55ｍｍ=117ｍｍ。
关于联合行文的文头，国家标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧，上下居中，并特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极
不严肃甚至可以说很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文。可将发文机关字号缩小、行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止（还要考虑留出文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置）。
2、份号（国家行政机关公文称“份数序号”）
是指同一份公文印制份数的顺序号。一般用6位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第1行，如“ＮO。000015”。党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应标明份号；国家行政机关公文只要求“绝密”、“机密”级公文标明份号。
编份号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失，发文机关根据份号可以掌握每一份公文的去向。因此，并不是所有的公文都需要编制份号。
3、密级（国家行政公文称“秘密等级和保密期限”）
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。有保密要求的公文应确定具体密级，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，两字之间空1字，用3号黑体字。党的机关公文密级顶格标注在公文首
页左上角，份号下面。
国家行政机关公文需要时，可同时标识密级和保密期限，且密级在前，保密期限置后，中间用“★”隔开，都用3号黑体字，顶格标注在版心右上角第1行（有保密期限时，密级两字之间不空距离）。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间不空1字距离，以使该字段不致过长。
4、紧急程度
表示对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。极少数当天要办的十分紧急事项发“特提”电报，3天内要办的紧急事项发“特急”电报，5天内要办的较急事项发“加急”电报，10天内要办的稍缓事项发“平急”电报。“特提”、“特急”件应收到即办，“加急”、“平急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。
紧急程度两字之间空1字，用3号黑体字标注。党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左
上角，密级下方。国家行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第1行，如需同时标注密级和紧急程度，密级标注在第1行，紧急程度标注在第2行。
5、发文字号
是指机关制发公文的编号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，但要求越简单越好。
年份要用全称，不应简化。如“99”、“04”等均属于标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意，六角括号不是数学公式的中括号“[]”，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”，是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。