各系:
为及时规范地做好2013届毕业生的档案收集、整理、邮递工作，更好地为毕业生服务，按照相关文件精神，对做好我校2013届毕业生档案工作提出如下要求：
一、档案材料的收集工作。
毕业生档案材料，由各系负责收集，档案内容为：高中档案、毕业生登记表、毕业生成绩单、报到证副联、奖惩材料及其他材料。每份完整的毕业生档案必须包含以上各项材料，若包含其他特殊材料的需作出说明。
二、档案材料的存档登记、归档工作。
做好毕业生档案存档登记工作，各系需认真、仔细填写完整《广东商学院华商学院2013届毕业生存档记录表》里的各项内容，其中“档案邮寄地址”一项尤其重要。此表将作为毕业生档案邮寄、档案去向查询等工作的重要依据，各系务必认真填写、仔细核实。在完成档案存
收集到的毕业生档案材料，由各系派专人进行整理，核实并归入就业指导中心印发的档案袋。材料归档后，应将档案袋封面内容填写完整，确认材料无误后，粘贴档案专用封条，并按学号序号（档案编号）顺序由小到大排列。
三、档案材料的移交、邮递工作。
全部毕业生档案的归档、登记工作完成后，由各系指派专人负责核实各毕业生档案邮寄地址，并报就业指导中心，由就业指导中心统一打印邮递单，各系进行装封后，在规定时间内到就业指导中心进行档案交接。就业指导中心负责全校毕业生档案的统一邮递工作。
四、关于毕业生自带档案、借调档案、留存档案的相关说明。
（1）因特殊原因（专插本升学，自带档案报到；考上公务员，提档政审）需要自带档案的学生，需作出书面申请，说明原因，经班级辅导员、系部审核后同意后，各系做好准备好档案材料并做好登记，然后学生自带档案到就业指导中心进行最终确认检查，并做好登记，确
认封好盖章后，毕业生方可将档案带走。因档案属于机要文件，原则上不提倡学生自带档案，在学生自带档案过程中发生档案遗失、损坏等，责任由学生自负；
（2）部分毕业生因考上公务员或其他原因需要提前借调档案进行政审的，需提供借调单位的“调档函”或相关文件，经各系备案后，整理好其个人档案资料，学生带档案资料到就业指导中心进行确认、登记，封装盖章后，方可将档案带离。档案中尚缺的资料项目，学生需在规定时间内回校补齐，否则后果由学生自负；
（3）因特殊原因（未能正常毕业等）需要留存档案在学校的学生，需作出书面申请，说明原因，经班级辅导员、系部审核后，各系做好登记，并妥善保存好毕业生档案。在留存期间，毕业生需提取档案的，各系也要做好相关转交和登记工作。
五、毕业生档案管理工作时间表
时间 | 内容 | 负责单位 | 注意事项 |
6月18日-21日 | 存档记录表整理 | 毕业生、各系 | |
6月18日-6月27日 | 存档整理、归档等 | 毕业生、各系 | |
6月28日-7日4日 | 上交档案邮寄地址、填写邮递单 | 各系、就业指导中心 | |
7月5日-7月9日 | 档案装封、核实地址 | 各系 | |
7月10日-11日 | 转交就业指导中心 | 各系 | |
7毕业生档案去向查询系统月12日 | 档案统一邮递 | 就业指导中心 | |
7月12日 | 暂缓就业移交 | 各系、就业指导中心 | |
6月、7月 | 留存档案登记 | 各系 | |
特别注意事项：
（1）在填写《存档记录表》时，“档案接收单位（主管单位）”、“具体派遣单位”、“档案邮寄地址”这三栏有以下几种情况：①档案回生源地的：“档案接收单位（主管单位）”、“具体派遣单位”、“档案邮寄地址”均填“XX市人力资源和社会保障局”②有具体接收档案单位的：“档案接收单位（主管单位）”填报到证上的抬头单位，“具体派遣单位”填报到证上的备注单位，“档案邮寄地址”按实际情况填写；③人才代理的：“档案接收单位（主管单位）”填报到证上的抬头单位，“具体派遣单位”填报到证上的备注单位，“档案邮寄地址”填人事代理机构的具体地址；④已经借调、自带档案、未能正常毕业的：在“档案邮寄地址”一栏中填“自带档案”或“未能正常毕业”。 ⑤暂缓就业的：“档案邮寄地址”一栏填“档案已移交省就业指导中心”。单位要求必须用机要途径移交档案的，要在表格中用黄标记，并将名单另外报送就业指导中心。
（2）学生填写完《存档记录表》后，各系务必要求每个学生认真核实信息并由学生本人签名确认，如登记信息错误而造成档案邮寄问题，责任由学生本人承担。各系汇总，以电子版形式上交就业指导中心存档。就业指导中心以此次登记的信息作为邮寄依据，请务必认真对待。
（3）请严格按照档案管理工作的要求进行档案的归档和记录工作，切忌私自将毕业生档案的邮寄地址登记为无档案接收权的单位或个人，也绝对不可私自保留毕业生档案，不按时邮寄。由此造成的后果，由系部负责档案邮寄工作的老师和毕业生共同承担。
六、各系移交档案至就业指导中心流程
①收集毕业生档案→ ②完成《存档记录表》→ ③上交学生确认后的档案邮寄地址到就业指导中心→ ④封装档案，并按邮寄地址（生源地）分类→ ⑤装邮袋，贴地址→ ⑥分类移交档案到就业指导中心
广东商学院华商学院就业指导中心
二〇一三年六月十八日
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