大学管理办法
为维护我校正常的教育教学秩序和生活秩序，保障学生合法权益，提高我校管理工作的规范化、科学化水平，确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效，根据《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》精神和《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》要求，修订本办法。
第一条适用范围
我校的核查、整理、保存和转递。
第二条新生档案的核查
新生入学后，学校需在3个月内按照国家招生规定对新生资格进行核查。主要核查新生本人与考生电子档案、录取通知书、考生纸质档案、身份证等信息是否一致。复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，需报学生处取消入学资格；情节严重的，学校将移交有关部门调查处理。
第三条新生档案的扫描
新生入学后，辅导员（班主任）对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，具体要求如下:1.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，需全部采用彩模式进行扫描；2.扫描分辨率不低于300dpi；3.档案扫描材料的保存格式为PDF；4.档案扫描材料的命名格式为：“年级+班级+姓名”，如：“2022级护理8班张三”；5,数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫等情况。
第四条在校期间档案材料的扫描
学生在校期间所有档案材料实施学校、学生处双套制存档，电子纸质双重备份。辅导员（班主任）需及时补充本班学生的新生体检表、实习鉴定表、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料、学籍表、报到证等档案材料的纸质材料和扫描文件。
第五条内容
1.普通高等学校招生材料；2.入学登记表；3.体检表；4.学籍表；5.毕业生实习鉴定表；6.高等学校毕业生登记表；7.在校期间受各类表彰、奖励的材料；8.在校期间受警告及以上处分的决定和解除文件；9.毕业生就业通知书（报到证白联单）；10.党团组织材料等。
第六条归档材料的要求
1.归档材料要求准确、清楚，并注明材料形成的时间；
2毕业生档案去向查询系统,属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须单位盖章和本人签字；
3.归档材料必须统一使用黑水笔书写，不得用复印件存档；
4.归档材料形成之后，应立即整理归档；
5.凡属已归档待寄材料，任何人不得擅自剔除、删减、修改；
6.档案材料不齐，需补齐后方能封装、邮寄。
第七条档案交寄的准备
2,各教学单位辅导员（班主任）需妥善保管新生电子档案、及时完善学生在校期间电子档案。
毕业生档案封装前,以班级为单位将完备的电子档案报送学生处档案室，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫现象；
3.各教学单位辅导员（班主任）进行毕业生档案材料的核查、收集、整理，并按规定时间将相关纸质材料以班级为单位交到学生处档案室；
4.学生处负责安排毕业生纸质档案的收集、审核、封装、邮寄工作和毕业生电子档案的保管工作。
3.档案的封装：档案袋封口处贴“***学院专用封条”，并在档案袋背面中缝处、封口封条两端加盖骑缝章。每个档案袋只能封装一位学生的档案，不能合装或混装；
4.毕业生档案不准学生自带，必须以邮政EMS标准快递的形式邮寄，邮寄费用由学校支付。
第八条档案寄送的后续工作
1.档案邮寄工作结束后，学生处档案室及时将毕业生档案去向上传至学生处网站，方便毕业生查询档案去向；
2.学生处负责学生电子档案的保管工作。
3.毕业生档案统一按“就业报到证地址”邮寄至档案管理机构。按***文件要求，未就业毕业生可申请将户籍档案存放学校2年，落实工作后办理档案邮寄手续。若2年后扔未办理档案邮寄手续，学校将按“就业报到证地址”邮寄。
（未就业学生提出书面申请，于每年档案邮寄工作开始前，将“档案留校申请”报送至学生处，未提交档案留校申请者默认邮寄至就业报到证所示地址。）
第九条档案的借阅
1.档案资料属于学校内部限级文件，未经许可不得外借、外传；
2•凡需调阅（包括借阅、查阅）档案者，均须填写《档案调阅申请单》，依据调阅权限和档案密级，经签批后方能凭单调阅档案；
3.仅供在档案室查阅，查阅档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等；
4.摘抄档案内容，须经档案室负责人同意，并在档案室人员在场的情况下，在档案室摘抄，摘抄完毕，档案室人员应在《档案调阅单》中注明摘抄主要内容。如需复印档案资料，须经档案室负责人同意，由档案室人员复印后交给查阅人，档案室人员应在《档案调阅单》中注明复印内容；
5.借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记、签收手续，当面点交清楚，原则上外单位不得借阅档案，如有特殊情况，必须提供借阅单位《档案借阅函》、介绍信，同时出具借阅人有效证件原件，供档案室复印留存。归还档案必须严格检查，并在借用登记中予以纪录；
6.借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管部门负责人，并追究当事人责任。
本办法自发布之日起实施，本办法由学生处负责解释。
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