占丽萍
(清华大学热能工程系北京100084)
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1672-7894（2013）25-0170-02
摘要随着社会经济的发展，研究生培养规模和社会对研究生需求量都不断在扩大。目前我国大部分高校在研究生招生上都实行的是层级式管理。在这种模式下，院系教务员成为招生工作最前沿的人，他们的工作包含了大量内容。长期从事这样具体而又繁杂的工作给负责招生的教务员带来了巨大的心理压力，让他们没有认同感。院系级教务员利用现代科技力量合理安排工作，并从心理上做好自我调节，不断提高自身素质是改变现状并消除困扰的行之有效的方法。
关键词院系级教务员研究生招生
Discussion on How to be better in Graduations Enrollment among Educational Administration Members//Zhan Liping Abstract With the development of social economy,the scale of graduate education and the social demand for graduate students are both continuously expanding.At present the mode of graduate admissions in most of the colleges is hierarchy management.In this mode,the men w
ho are in charge of educational administration of graduate work forefront on the enrollment work. Their work contain a large amount of content.It brought a huge psychological pressure to academic dean,and let them have no identity,although them work so multifarious for a long time.They should arrange their work reasonably by using the modern science and technology strength,adjust psychologically by themselves,and constantly improve their own quality are the most effective methods to change the status quo and eliminate the trouble.
Key words academic dean of department;graduations;enrollment
当今世界正处在大发展大变革大调整时期。世界多极化、经济全球化深入发展，科技进步日新月异，人才竞争日趋激烈。我国正处在改革发展的关键阶段，国家经济社会发展和人民众接受良好教育的要求日益强烈，随着研究生培养规模和社会对研究生需求的扩大，本科生毕业后考取研究生的比例越来越高，而人才选拔是研究生教育的起点。
目前我国大学在研究生招生管理上普遍实行“校-院或系”的二级管理模式，甚至还有“校-学院-系”三级管理模式。同时研究生招生工作本身具有很强的时间性、环节多、任务重、涉及面广[1]。在层级管理方式下，要做好研究生招生工作，招生工作前沿的院系教务员的作用就显得至关重要。对于系级基层单位，他们直接面向广大考生，为了协助主管领导完成本院系的招生计划，系级教务员在整个招生周期内必须得做好各个环节的具体工作。[2]
1工作内容
招生工作是系统性的，按照时间顺序可以分为考前咨询、考试的准备和完成录取；按照招生类别又可以分为脱产非委定、脱产委托、非脱产委托、定向等几种形式。本文按照时间顺序讨论研究生教务员在招生环节的工作内容。
1.1考前咨询
在考生报考前，面向学生的主要工作内容是招生咨询，到了高峰期时，电话几乎从未间断过。学生咨询的内容五花八门，教务员必须对整个招生工作很清楚，才能准确、清晰地回答考生的问题。考生咨询其实也是对教务员工作的督促。因为从咨询内容来看考生不仅关心历年的分数线、录取率、考试形式等考务相关信息，也比较关心研究生是否收费、大致的培养过程以及毕业后就业去向等信息。这些问题的提出，促使教务员们不仅只汇总历年招生工作，也要去了解国家最新政策规定，去关注本专业研究生的就业情况等信息。
1.2安排考试
在目前我国研究生，特别是硕士研究生招生考试采取初试统考、复试各单位组织的选拔方式下，院系教务员承受了巨大的心理压力和责任。院系教务员需要做好考试前的准备，要完成包括试卷的印刷、
形式核对、封装等一系列工作。试卷科目是否符合招生目录、分数设置是否正确、印刷是否清晰、分装正确与否等，教务员需要逐一检查。这些看似很简单的工作，但是要高质量完成，做到“零差错”，一个负责任的教务员需要花费大量精力，仔细完成。
初试完成之后，院系教务员需要协助领导制定合理的复试办法、成绩计算办法以及录取办法，并且事先将这些办法和评委工作规则公布；做好考试记录，进行资格审查等工作，保障院系和学生的合法权益。在工作中不仅要督促考生遵守考试规定，也要督促参加考核的评委遵守工作规则。
“招生工作无小事”的信念贯穿在教务员工作的始终。笔者曾经遇到一些看似很小，但是意义深远的例子。在某年博士招生资格审查阶段，有1名考生登记表上是应届身份，他持未注册学生证来，自称错过注册时间。当教务员要求该考生出具学校的证明时，这个学生推三阻四的打哈哈，就是不能提供。院系的教务员忽然想起来在整理上一年度报考材料的时候见过这个学生的名字，一般来讲这样两次报考的考生肯定不会再是应届生身份。经过仔细查问得知该考
作者简介：占丽萍（1978—），女，硕士研究生，七级职员，主要研究教育及行政管理。
教育管理
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总第253期2013年9月（上）
生已经不是在校生，因为个人原因拿不出来毕业证和学位
证不符合报考条件，考生心存侥幸想用学生证按照应届生身份报考。还有一个例子，也是某年博士招生资格审查，教务员根据1名考生学生证上标注的学制和入学年月推算，
考生如果通过考试，在当年入学时还未从原来学校毕业，
按照招生单位的规定是不符合报考条件的，在教务员指出这个隐藏的问题时，考生学生自己才意识到自己弄错了报考年度。这两个看似简单的案例说明如果院系教务员工作不仔细，一定会对本单位的招生工作造成不良后果，严重影响单位的声誉。1.3最终录取工作
全部考试结束后，教务员需要根据考生成绩和招生计划，确保数据无误后协助领导做好本系的录取工作。在录取前还要对报考档案核对，对考生进行政治审查、档案检查，发放录取通知书及其他入学材料。
2工作特点
2.1周期长，种类多
笔者所在单位，招生周期从招生咨询开始到研究生录取工作结束，长达8个月且招生种类繁多。笔者需要负责本系所有硕士、博士的招生，推荐免试研究生，以及留学生招生等工作，中间还穿插着非全日制专业学位的招生。往往是当年的录取工作刚刚结束，计划下一年参加考试的考生就迫不及待地开始
了解专业特、招生计划甚至关心毕业后的去向。一旦决定了报考院系，就开始关心往年试题、考试科目和复试录取政策。
2.2工作内容琐碎
对于教务员来说，招生阶段工作的重复性很强，
他们需要不断地回复、邮件、
接待来访。很多问题对于每一个考生可能是新问题，但是对于长期工作在这个岗位上的教务员来说已经是屡见不鲜了。完成招生工作的同时还穿插着在读研究生的培养、毕业等环节。教管人员一致认为：从事教务管理工作的时间不能太长，否则就要得精神病。[3]2.3时间要求严格
在规定的时间内要将工作完成，否则就有可能影响整体的进展。比如，学校要公布完整的招生简章和招生目录了，可是如果有院系还没有完成本院系的目录制定，势必会影响学校的进度。又或者学校要确定录取情况了，院系还没有安排按自己的考试，录取名单确定不了。一个大学往往是有很多基层院系，如果各院系不遵守时间安排，那么大学的研究生招生就乱成一锅粥；如果个别院系不遵守时间安排，那么就会拖了全校的后腿。因此严格的时间观念是基层研究生教务员做好工作的保障之一。
3教务员面临的困境
3.1心理压力大
心理压力是个体在生活适应过程中的一种身心紧张状态，它的产生是源于环境要求与自身应对能力不平衡。负责招生工作的教务员出于对工作的负责，意识到生源质量对培养质量和学位论文水平质量的影响，为了做好研究生招
生工作，面对琐碎繁杂的工作，
主观上一直在努力，但是由于各种原因有可能还是出现了差错。同时考虑到个人职业发展及经济压力等因素，个人长期处于紧张、局促的压力下，不但出现生理功能失调如头晕、失眠等问题，还可能会
引发心理问题。心理问题映射到工作中的主要表现是脾气暴躁、易怒，或者情绪低落，心情沮丧，工作和生活失去热情。
3.2缺乏认同感
认同感，是指人对自我及周围环境有用或有价值的判断和评估。认同感包括自身的认同和他人的认同。情绪低下时，认同感的缺乏尤为明显。负责招生的教务员在高校一般都算是行政管理岗位，不能像专业教师那样有明确的职业发展规划，也不能像专业教师那样在技术职称上得到不断的提升，因此大多自我价值感低下。他们在工作中坚持原
则，切实保证招生工作公正、
公平、公开，为维护本单位招生工作的良好秋序和声誉尽心竭力，但是有时工作不能被服务对象所理解，甚至被误解，这些问题导致教务员觉得他人对自己及工作的认同极度缺失。
4几点思考
研究生招生工作是研究生培养的基础。尽管招生工作繁杂枯燥，作为负责招生工作的教务员还是应该做好以下几方面的工作。
一是主动地、开创性地开展工作。比如在工作中“早计划，早安排”，对未来可以预知的工作提前做好规划，避免手忙脚乱的局面出现，这样必然可以减少出差错的概率。以笔者为例，在硕士研究生复试前并不知道考生具体要考的专业课是什么，因此制作了表格，在考生资格审查时明确考试科目，这样在复试时不会出现试卷分发错误，影响考试。又比如可以利用飞速发展的网络技术，开通咨询微博，提前将一些出现频率较高的问题以问答形式公布给考生，使他们可以通过浏览微博解决自己的疑问，既方便学生随时了解关注的问题，也可以减轻教务员重复性工作的工作量。二是在工作中要做好自我心理调节，承认自己的工作价值，做好职业发展规划。尤其是近年来，各个高校都普遍很重视教务管理队伍的建设，院系教务员可以以此为契机，为个人发展
做出明确的计划。三是“打铁还需自身硬”
内蒙古师范大学研究生招生简章，教务员也要不断提升自我修养，包括专业素养和人文素养。教务员不仅需要耐心地回答学生问题，还要能主动介绍本系专业特、导师队伍、就业去向等学生十分关心的问题。因此要做好招生工作不仅要认真，还要有广博的知识面，尽量熟悉一些与专业相关的内容，这样有利于和学生的沟通。试想一下，假如院系教务员对自己所管理的学科一无所知，会给学生留下一个“不专业”的印象，产生非常糟糕的感觉。但应该注意的是在
咨询工作中要做到“献策而不决策”
，即只能如实将情况向考生加以介绍，不能生做决定。由于和学生接触多，
他们在回答问题时所表现的言谈举止会对学生产生一些的影响。提高人际交往和沟通、表达能力，增加个人的人格魅力，也有利于在工作中实现“服务育人”。参考文献
[1]杨德平，孙晓.研究生招生宣传工作特点与策略[J].山东理工大学学报：社会科学版,2008,24(1):100-101.
[2]顾芳.做好系级研究生招生工作[J].江苏教育,2002(3):129-130.[3]雷水凤.高校教务管理人员的心理问题分析[J].内蒙古师范大学学报,2007,20(1):155-156.
编辑李前锋
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