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作者简介:王克付(1984— ),男,汉族,河南淮滨人。主要研究方向:档案管理。
大中专毕业生具有干部身份,毕业生档案起初采用机要交通的形式进行转递。随着大中专学生就业渠道的多元化,机要转递档案的方式已很难适应用人单位和毕业生的需求,这种单一的、相对滞后的转递方式,可能还会影响到人才的选拔和毕业生的发展。
随着信息技术的飞跃提升和快递业的飞速发展,机要转递的弊端日益凸显:层级转递费力耗时,查询不便,费用较高,出现人档分离的几率较大。近些年就业压力持续增大,用人单位留给毕业生提档的时间往往很短,机要转递适应不了新形势、新情况。
2014年,中组部等五部门联合下发了《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》,其中仍然提到“通过机要交通或派专人送取,严禁个人自带档案转递”。
2016年,国家邮政部下文,鼓励高校用EMS的方式转递档案。EMS便利快捷,费用也低,手里有快递单
号就可以实时监控档案去向,学生、高校、档案接收部门三者之间打通了壁垒,有效降低了档案丢失或错投的概率。
EMS转递也有一定的弊端:高校档案管理部门很难及时获取各地档案接收部门的,快递员的队伍不稳定,人员素质参差不齐;档案接收部门的工作量大,尤其暑假前后,也容易忙中出错。
为了省事和节约成本,个别高校将档案直接发给学生,有的学者也认为自带档案应该成为主流。档案自带行为所谓的优势是短期的,相对的,是由于国家和社会对规范管理配套措施不到位的结果,缺点是明显的,也是绝对的。
福建省考试院查询入口自带档案的好处显而易见,弊端也多,比如有的学生不懂档案政策,或是不重视,长期私自保管档案,甚至拆毁档案;很多人社局根本不接收毕业生自带的档案,造成毕业生档案无处存放。
一、当前高校档案管理部门普遍面临着这样的困境
(1)档案工作不受重视,很多高校并未执行《高等学校档案
管理办法》相关规定。
(2)现行档案政策跟现实脱节,可操作性不强,人社局各自为政。以河南省为例,周口市人社局严格
执行了不接收学生自带档案的政策,其他大多数地市是接收的;之前信阳市人社局的档案科和人才交流中心都接收档案,容易出现投递错误和学生查询不到档案的情况。
(3)部分用人单位不懂档案政策,买方市场里,他们的“任性”也给档案管理带来一定的麻烦。笔者就曾遇到过,某用人单位要求毕业生带着档案去求职。
初级会计考试成绩2021年查询公务员考试是每年的几月份(4)档案跟报到证挂钩,很多用人单位留给毕业生办证提档的时间很短,通过学校或网上办理报到证根本来不及,学生只能自己跑到省就业中心办理。
困局之中,高校只能苦练内功,灵活变通,尽量让档案成为
毕业生就业的辅助力量。有条件的高校,如成都理工大学开发了毕业生档案转递信息管理查询系统,该系统能够自动生成和打印档案转递机要单、档案转递通知单、档案转递回执单、档案投寄信封标签,该系统还能完成转递信息的查询和数据统计工作。
河南省人才交流中心档案存放电话高校档案馆也好,用人单位也好,各地人社局也好,各方都深知档案的重要性,也都有不同程度的乏力感。如今的档案管理跟时代有严重的脱节,效率低,出错的几率大,被动服务,没法很好地为育人和经济发展提供必要的支撑作用。
二、毕业生档案转递对策
档案管理也可以紧跟时代步伐,也可以融入“互联网+”。档案可以在最前面引领时代,也可以在最后方保存成果。据此,笔者提出以下几点对策:
(1)法律层面,《高等学校档案管理办法》已经实施了12年,有必要进行修订。原有的建议指标应该变成硬性指标,参照新修订的《档案法》,构建相应的督导机制和问责机制。
(2)政策方面,应当制定统一的标准和流程,各地人社局严格遵守,并及时传达给用人单位。
(3)档案系统全国联网,融入政务系统,网上申请和线下办理相结合,提高效率,提升服务。目前很多地区的政务部门承诺一站式服务,档案管理也应该摆在更为显要的位置上。
(4)高校应加大投入,着力培养档案管理人才;推进档案信息化,利用网站、、校内展板等渠道,定期开展档案业务培训和政策宣传。尽可能采取专人送取的方式转递档案,如果采用邮递的方式,一定要及时跟踪,并督促毕业生及时查询,按时去当地报到。
(5)报到证和档案脱钩。虽说报到证可以在线办理,但通常需要三五天的时间,以及二十多元的办证费用,增加了学生的负担。全国性的档案管理系统建成后,完全可以废除纸质报到证,毕业生在线提交材料和申请,档案管理部门在线审核,及时转档。
档案转递途径的多样化看似方便了毕业生,实则是缺乏有效统一的官方路径。如今的档案托管费用已
经取消,档案转递费用也最好由邮政部门统一承担,开辟专门的通道,采用特制的档案袋,快递员重点投递,延长查询时限。
参考文献:[1]王静,荆秀琴.毕业生档案机要转递与自带转递之比较[J].山西档案,2015(2):114.
[2]杨杰.自带行为问题及策略研究[J].兰台世界,2012(1):27.[3]赵湘渝.高校毕业生档案转递规范化及查询智能化探讨[J].成都体育学院学报,2011(8):78.
摘 要:当前的毕业生档案转递既有规可依,又迫不得已。错投、丢档、无法查询的情况时有发生,随着高校毕业生人数的逐年增多和人才流动速度的逐步加快,档案转递方式的改革诉求也逼近了临界点。政策指路、科技驱动、服务为先,档案转递应成为档案管理中的亮点,而非痛点。关键词:困境;政策;信息化;报到证
毕业生档案转递面临的困境及对策探析
王克付
(南阳医学高等专科学校,河南 南阳 473000)